In maart een compromis getekend, in juli de akte, en daartussen een stuk of twintig opzoekingen en attesten die elk op hun eigen datum vervallen. Wij kijken eerst waar het wachten echt zit, en pas daarna wat een systeem voor u kan bewaken.
Eennotariswordtbetaaldvoorzijnoordeel.Nietvoorhetachternabellenvaneenattestdatzeswekengeledenisaangevraagd.
Nivora Works is een software- en AI-studio in Brugge die het voorbereidend werk in een notariskantoor overneemt: verzamelen wat een dossier nodig heeft voor de akte kan passeren, de data bewaken die vanaf het compromis beginnen te lopen, en terugvinden wat een eerder dossier al vastgesteld heeft over hetzelfde pand of dezelfde familie. Niets van wat wij bouwen tekent, beslist of adviseert. Het zet klaar, en een notaris of dossierbeheerder van uw kantoor kijkt het na en zet er zijn naam onder. Waar het beroepsgeheim geldt, en dat is in dit vak zowat overal, draait het model op hardware in uw eigen kantoor zodat de stukken het gebouw niet verlaten.
Wij raken niet aan e-Notariaat, eStox, Biddit of Izimi, en wij raken niet aan het dossierpakket waarop uw kantoor draait. Die houden het dossier en het register bij. Wat wij bouwen hangt ernaast, leest wat binnenkomt en legt het resultaat klaar op de plek waar uw mensen toch al kijken.
Wij starten met één afgebakend stuk werk, en in de meeste kantoren is dat hetzelfde: per dossier weten welke opzoeking of welk attest nog openstaat en welk stuk bijna vervalt. Dat laat u twee weken meelopen naast uw eigen manier, en pas daarna kijken wij wat het volgende is.
Tussen het compromis en de akte liggen ongeveer vier maanden, en in die maanden staat uw kantoor vooral te wachten. Het bodemattest bij OVAM, de stedenbouwkundige inlichtingen via het vastgoedinformatieplatform, de hypothecaire opzoeking, de fiscale en sociale notificaties, de syndicusinformatie bij een appartement, het asbestattest, de keuring van de elektrische installatie, de voorkooprechten. Elk komt op zijn eigen tempo terug en elk heeft zijn eigen vervaldatum, en de dossierbeheerder houdt dat bij in een rekenblad of in zijn hoofd.
Dezelfde vragen komen van beide kanten van hetzelfde dossier. De koper wil weten wanneer het geld er moet staan, de verkoper wil weten wat hij nog moet leeghalen, en de makelaar belt op donderdag of de akte een week kan opschuiven. Vier mensen op uw kantoor tikken elk hun eigen versie van hetzelfde antwoord, en geen van die antwoorden belandt in het dossier.
Wat uw kantoor in 2014 over een pand vastgesteld heeft, zit in de akte, in de briefwisseling eromheen en in het hoofd van de beheerder die het gedaan heeft. Komt datzelfde gebouw terug voor een nalatenschap of een verdeling, dan begint dat werk opnieuw op een leeg scherm.
Wij nemen één gewone verkoop van compromis tot akte en tekenen elk punt aan waar iemand iets moet onthouden. Geen workshop en geen vragenlijst: het echte dossier, met de echte gaten erin. Wat daaruit komt is doorgaans korter dan het kantoor verwachtte en concreter dan welke algemene lijst ook geweest zou zijn.
Een notaris is openbaar ambtenaar en dat delegeert niet. Alles wat wij bouwen stopt dus bij een voorstel met de bron erbij: dit cijfer komt uit dat stuk, deze datum komt uit dat attest. Uw beheerder ziet in tien seconden waar het vandaan komt in plaats van het te moeten geloven, en wie zijn naam eronder zet is wie er altijd zijn naam onder gezet heeft.
Identiteitsstukken, huwelijkscontracten, medische gegevens in een bewindvoeringsdossier, de volledige nalatenschap van een familie: dat hoort niet op een server aan de andere kant van de wereld. Waar het beroepsgeheim speelt, zetten wij het model op een machine in uw eigen kantoor. Wij schrijven in mensentaal op wat waar draait, zodat u dat gewoon kunt tonen.
Vier dingen die bij zowat elk kantoor terugkomen. Wij bouwen ze één voor één, en meestal begint het bij de eerste.
Per dossier ziet u wat binnen is en wat niet: bodemattest, stedenbouwkundige inlichtingen, EPC met certificaatnummer, asbestattest, keuring van de elektrische installatie, stookolietankkeuring, postinterventiedossier, voorkooprechten, hypothecaire opzoeking, de fiscale en sociale notificaties, en bij een appartement de syndicusinformatie. Telkens met de datum van aanvraag, de datum van antwoord en de datum waarop het stuk zijn geldigheid verliest.
De akte moet binnen de termijn passeren, de notificaties hebben hun eigen antwoordtermijn, en een opzoeking die te vroeg gedaan is, is in juli niets meer waard. De teller loopt naast uw eigen planning en zegt het u de week ervoor, niet de ochtend zelf. Er vertrekt niets vanzelf: u krijgt een lijstje met de vijf dossiers waarvoor er vandaag gebeld moet worden.
Wanneer moet het geld er staan, wat betaalt de koper er bovenop, wat moet er nog leeggehaald worden, kan de akte een week opschuiven. Het antwoord staat één keer klaar in de bewoording van uw kantoor en met de cijfers van dat specifieke dossier ingevuld, klaar om in de mail te plakken. Iemand leest het na en drukt op verzenden, want een verkoper die belt over zijn eigen huis hoort liever een mens.
Eén blad per dossier: hoe ver het staat, wat er aangevraagd is en wanneer, wat er per mail aan wie beloofd is, en wat er deze week moet gebeuren. Gemaakt voor de collega die het maandag moet oppakken omdat de beheerder weg is, en opgebouwd uit wat al in het dossier zit in plaats van uit een formulier dat iemand op vrijdagnamiddag moet invullen.
Herkent u er twee of meer, dan is er vrijwel zeker iets te winnen.
Wij gaan niet zeggen dat het notariaat geen software heeft. Fednot heeft e-Notariaat gebouwd, eStox houdt samen met het ITAA de aandeelhoudersregisters bij, Biddit doet de online verkopen en Izimi geeft de burger een digitale kluis. Dat zijn de sporen waarop dit vak rijdt en wij stellen niet voor om die opnieuw te leggen.
Wij gaan niet zeggen dat een aanvraag sneller terugkomt omdat wij ze bewaken. OVAM antwoordt wanneer OVAM antwoordt, een syndicus antwoordt wanneer hij antwoordt, en het vastgoedinformatieplatform heeft zijn eigen doorlooptijd. Wat verandert is dat u op dinsdag weet welke vijf dossiers vasthangen en bij wie, in plaats van drie dagen voor de akte.
En wij gaan niet zeggen dat een model een akte kan opstellen. Dat kan het niet, en waar het het zou kunnen hoort het niet: de verantwoordelijkheid voor wat in die akte staat is persoonlijk, ze is tuchtrechtelijk, en ze verhuist niet naar software. Wat wij bouwen verzamelt, toetst aan het dossier en meldt wat ontbreekt.
We wegen af wat AI echt kan doen voor een bedrijf zoals het uwe, filteren de ruis eruit, en houden u op de hoogte van wat echt telt. U blijft mee, zonder de hype.
De dingen die mensen meestal willen weten voor ze contact opnemen.
Nee. Waar uw kantoor op draait blijft staan waar het staat, met de dossiers en de historiek erin. Wat wij bouwen leest wat binnenkomt en levert het resultaat daar af, of legt het klaar ter goedkeuring. Kan uw pakket helemaal niets uitwisselen, dan zeggen wij dat op voorhand in plaats van halverwege, en zoeken wij een andere ingang.
Nog een vraag?
Ga naar het HelpcentrumNeem één gewone verkoop die nu loopt, geanonimiseerd. Wij zeggen u binnen de week welk stuk van de opvolging wij zouden overnemen en welk stuk beter bij uw beheerder blijft, zonder dat er iets vastligt.
