Een aangifte die binnen moet zijn voor het schip vertrekt, een container die vrij is maar geen tijdslot heeft, en die ene collega die weet hoe dat dossier in elkaar zit. Wij tellen eerst waar de uren echt blijven hangen en nemen daarna het stuk over dat elke week terugkomt.
Deaangifteishetwerkniet.Alleswaterbijeenmoetzijnvoorzebuitenkan,datishetwerk.
Nivora Works is een software- en AI-studio in Brugge die werkt voor de bedrijven rond de Vlaamse havens: expediteurs, douaneagenten, scheepsagenturen, haventransport, entrepots en surveykantoren. Wij nemen het terugkerende werk tussen de systemen over: lezen wat binnenkomt als mail of pdf en het zetten waar het hoort, de termijnen bewaken die per dossier lopen, en terugvinden wat er twee jaar geleden over een zending afgesproken is. Wij vervangen CargoWise, Descartes of uw eigen pakket niet, en wij gaan niet tussen u en IDMS, AES, NCTS of Certified Pick up staan. Wat wij bouwen hangt ernaast, en waar de gegevens gevoelig zijn draait het model op hardware in uw eigen kantoor.
Dit zijn verschillende beroepen en dat schrijven wij op in plaats van eromheen. Een scheepsagent bewaakt een schuivende ETA, een douaneagent een aangiftetermijn, een transporteur een tijdslot, en een surveyor komt terug met vierhonderd foto's. Wat ze delen is dat het officiële systeem het probleem niet is: het probleem is alles wat een mens eromheen met de hand doet.
Wij starten dus met één afgebakend stuk in één beroep. Geen platform voor de haven, en geen project dat begint met een analyse van zes maanden. Eén ding, dat veertien dagen naast uw eigen manier van werken meeloopt, en daarna beslist u wat het volgende is.
De systemen zijn in orde en de ruimte ertussen niet. Een booking komt binnen per mail, een factuur als pdf, een packing list als foto van een papier, en een mens tikt dat met de hand over in de aangifte. Wat gestructureerd binnenkomt gaat er netjes in; waar dat niet zo is, zitten uw mensen. In de meeste kantoren is dat geen zeldzame uitzondering maar het grootste aaneengesloten blok van de dag.
Alles loopt op een klok en geen enkele klok staat op dezelfde plek. Een transit die aangezuiverd moet worden, een inslag in entrepot met zijn eigen termijn, een vrijgave die er is terwijl het slot er niet is, vrije dagen die stilletjes aflopen en in demurrage omslaan. Elk daarvan leeft in een ander scherm en geen van alle waarschuwt u een week op voorhand, dus de opvolging zit in het rekenblad of in het hoofd van iemand.
De mailbox bevat berichten die ertoe doen en berichten die dat niet doen, op dezelfde hoop. Een rederij die een verschuiving meldt, een terminal die een closing meldt, een leverancier die iets bevestigt waar niemand naar gevraagd heeft. Vierhonderd berichten per dag en dat ene dat een dossier verandert, zit ertussen. En wat het kantoor weet over een moeilijke goederensoort, een bepaalde geadresseerde of een douanevraag uit 2019, zit bij de collega die er vijfentwintig jaar werkt.
Een halve dag naast uw operationele bureau op een gewone dinsdag, en turven wat er binnenkomt. Hoe vaak er iets overgetikt wordt dat al digitaal bestond, hoe vaak dezelfde vraag beantwoord wordt, hoe vaak iemand een document gaat zoeken. Uit die telling komt één ding dat wij eerst doen, en soms is het eerlijke antwoord dat uw pakket dat al oplost.
CargoWise, Descartes of uw eigen systeem blijft het dossier houden, en IDMS, AES, NCTS en Certified Pick up blijven de systemen waarin u indient. Wij gaan niet in dat pad staan: een aangifte vertrekt via het kanaal waarlangs ze vandaag vertrekt, ingediend door wie daarvoor gemachtigd is. Wat wij bouwen zet klaar, kijkt na en meldt onderweg wat er niet klopt.
Handelsfacturen, klantenprijzen, een douanevraag die uw concurrent niet hoeft te lezen: dat hoeft niet naar een server aan de andere kant van de wereld. Waar het erop aankomt zetten wij een model op hardware in uw eigen kantoor, en anders binnen Europa, met een verwerkersovereenkomst op papier. U ziet in mensentaal welke mailboxen en welke jaren erin zitten, en u haalt het er ook weer uit.
Vier dingen die over de hele keten terugkomen, in welk van deze beroepen u ook zit. Wij bouwen ze één voor één, en het begint bij wat uw eigen telling bovenaan zet.
Voor een aangifte of een dossier buiten gaat, ziet u de volledige set naast elkaar en wat eraan ontbreekt: de factuur, de packing list, het vervoersdocument, het certificaat dat bij deze goederensoort hoort. Wat binnenkomt als mail, pdf of foto van een papier wordt gelezen en in de velden gezet die u anders met de hand invult, met de bron naast elk cijfer zodat nakijken seconden kost.
Eén teller over de termijnen die in verschillende schermen leven: een transit die aangezuiverd moet worden, een inslag in entrepot, vrije dagen voor de demurrage begint, een vrijgave zonder slot. Hij kent de regel die op uw dossier van toepassing is en loopt naast uw eigen planning, zodat u het de week ervoor hoort in plaats van de dag zelf. Er wordt niets vanzelf ingediend; u krijgt de vijf dossiers die vandaag aandacht vragen.
Vierhonderd berichten per dag, en de handvol die echt een dossier veranderen worden gelezen en op dat dossier of die rit gezet. Een verschoven ETA belandt bij het aanloopdossier, een closing van een terminal bij de ritten die erop gepland stonden, een tariefbericht bij de offerte. De rest blijft in de mailbox waar ze hoort, en er wordt niets in uw plaats gewist of beantwoord.
Stel een gewone vraag en krijg het antwoord uit uw eigen jaren aan dossiers en mail, met het document erbij: wat er met die geadresseerde afgesproken is, hoe die goederensoort de vorige keer ingedeeld werd, wat er in 2019 op deze route misliep. Gebouwd voor de week dat uw langste medewerker weg is, en voor het jaar dat hij met pensioen gaat.
Herkent u er twee of meer, dan is er vrijwel zeker iets te winnen.
Wij gaan niet zeggen dat er in de haven geen software is. CargoWise en Descartes draaien al jaren de expeditie en de douane, de terminals in Antwerpen en Zeebrugge hebben hun eigen portalen, NxtPort en Port Plus verplaatsen al lang gegevens tussen partijen, en Certified Pick up heeft de vrijgavecode vervangen door een recht dat in een systeem leeft. Wij komen daar allemaal naast staan.
Wij gaan niet zeggen dat een aangifte sneller doorgaat omdat wij ernaar kijken. De douane antwoordt wanneer de douane antwoordt, een terminal geeft het slot dat ze geeft, en een schip vertrekt wanneer het vertrekt. Wat verandert is wat er al bijeen is tegen dat u daar aankomt, en of u van een probleem wist op dinsdag of pas op vrijdag.
En wij gaan niet zeggen dat één ding op alle zes deze beroepen past. Een surveykantoor met vierhonderd foto's per lot en een transporteur met een slotprobleem hebben in de praktijk bijna niets gemeen. Daarom bouwen wij per beroep en per stuk, en daarom zeggen wij u liever in de eerste week dat uw vraag bij iemand anders thuishoort.
We wegen af wat AI echt kan doen voor een bedrijf zoals het uwe, filteren de ruis eruit, en houden u op de hoogte van wat echt telt. U blijft mee, zonder de hype.
De dingen die mensen meestal willen weten voor ze contact opnemen.
Nee, en wij zouden het afraden. Uw pakket houdt het dossier, de historiek en de tarieven bij, en daarvan wisselen is een project dat een jaar uit een operationele ploeg haalt. Wat wij bouwen hangt ernaast, leest wat binnenkomt en schrijft het resultaat terug of legt het klaar ter goedkeuring. Kan uw pakket helemaal niets uitwisselen, dan zeggen wij dat voor wij beginnen in plaats van halverwege.
Nog een vraag?
Ga naar het HelpcentrumNeem de mailbox van één week en de dossiers die er doorheen liepen, geanonimiseerd. Wij zeggen u binnen de week welk stuk daarvan wij zouden overnemen en welk stuk beter bij uw eigen mensen blijft, zonder dat er iets vastligt.
