Waar blijven de gegevens van onze klanten?

Waar u dat wil. Voor gewone kantoorpost werkt een Europese leverancier prima. Voor stukken waar uw beroepsgeheim op rust, zoals de loonbrieven of de privérekeninguittreksels van een klant, zetten wij een model op een machine bij u op kantoor, zodat die stukken de deur niet uit gaan. Wij zetten op papier wat waar draait, zodat u dat bij een kwaliteitstoetsing gewoon kunt tonen.

Wie is verantwoordelijk als het model zich vergist?

U, en daarom bouwen wij het zo dat u er altijd tussen zit. Er vertrekt niets naar een klant of naar de administratie zonder dat iemand van uw kantoor het gezien en getekend heeft. Wat wij klaarzetten is een voorstel met de bron erbij, zodat uw beheerder in tien seconden ziet waar het cijfer vandaan komt in plaats van het te moeten geloven.

AI-automatisering voor boekhoudkantoren, naast uw eigen pakket

Vrijdag kwart voor zes. De btw-aangifte kan buiten zodra drie klanten hun privé betaalde kosten aanleveren en één leverancier zijn Peppol-adres in orde brengt. Op dat moment is niemand op kantoor bezig met het werk waarvoor een klant u eigenlijk betaalt.

Boek een gesprek Neem contact op

Eenkantoorverdientaanwathetweet.Nietaanhetbijeenzoekenvanwatdeklantvorigemaandzelfalgestuurdheeft.

Wat doet Nivora Works voor een boekhoudkantoor?

Nivora Works is een software- en AI-studio uit Brugge die werkt voor boekhoudkantoren in Vlaanderen en Nederland. Wij nemen één afgebakend stuk kantoorwerk over, bijvoorbeeld het opvolgen van wat er per klant nog ontbreekt voor de kwartaalaangifte van de 25e, of weten welke dossiers in oktober op één attest vasthangen. Wij bouwen dat naast wat u vandaag al gebruikt: Exact Online, Yuki, Octopus, Adsolut, WinBooks of Silverfin blijft het dossier houden. Waar het beroepsgeheim erom vraagt, draait het model op een machine in uw eigen kantoor zodat loonbrieven en identiteitsgegevens het gebouw niet verlaten.

Wij vervangen uw pakket niet en dat willen wij ook niet. Uw dossiers, uw mandaten en uw historiek zitten daar, en een kantoor dat in september van pakket wisselt met de aangiftes personenbelasting op de teller, doet zichzelf iets aan wat geen enkele automatisering goedmaakt.

Wij starten met één afgebakend stuk, laten dat twee weken meelopen naast uw eigen manier van werken, en pas daarna beslist u wat het volgende is. Geen platform voor het kantoor en geen project dat begint met een analyse van drie maanden.

Waar de tijd in dit vak weglekt

Het meeste werk op een kantoor is niet moeilijk, het is versnipperd. De ene klant stuurt een foto van een tankticket via WhatsApp, de tweede mailt een pdf die nergens in past, de derde levert helemaal niets aan, en voor een aangifte buiten kan heeft iemand vier dingen achternagebeld die al ergens stonden.

De kennis zit in hoofden, niet in het dossier. Wie twintig jaar bij u werkt, weet waarom de rekening-courant van die klant in 2021 rechtgezet is en wat er toen met de controleur afgesproken was. Staat die persoon twee weken aan zee, dan begint zijn collega van nul en belt hij de klant dingen na die al drie keer beantwoord zijn.

De pieken vallen altijd samen. De btw op de 20e voor maandaangevers en op de 25e voor kwartaalaangevers, de klantenlisting van 31 maart, de fiches eind juni, de neerlegging van de jaarrekening zeven maanden na afsluit, en de personenbelasting die u als mandataris pas in september en oktober echt voelt. Precies op die dagen komt niemand toe aan het advies waarvoor een klant u betaalt.

Hoe wij te werk gaan

Eerst meekijken, dan pas bouwen

Wij komen een paar dagen in de mailbox meezitten voor er iets gebouwd wordt. Wij tellen niet uw uren, wij tellen hoe vaak hetzelfde antwoord opnieuw getypt wordt: dezelfde uitleg over een voorafbetaling, dezelfde vraag over wat wel en niet door de vennootschap kan. Uit die telling volgt wat het eerst aan de beurt is, en soms is het antwoord dat u ons daar niet voor nodig hebt.

Uw pakket blijft uw pakket

Exact Online, Octopus, Yuki, Adsolut, WinBooks of Silverfin blijft het dossier houden, met de mandaten en de historiek erin. Wij zetten er iets naast dat leest wat binnenkomt en het resultaat terugschrijft of ter goedkeuring klaarlegt. Uw mensen blijven in het scherm werken dat ze al tien jaar kennen, en er komt geen tweede plaats bij waar dingen kunnen blijven hangen.

Wat gevoelig is, blijft binnen de muren

Rijksregisternummers, loonbrieven, de privérekeninguittreksels van een klant: dat hoort niet zomaar naar een server aan de andere kant van de wereld. Wij zetten in dat geval een model op een machine in uw eigen kantoor, zodat de stukken de deur niet uit gaan. Het beroepsgeheim van het ITAA is geen detail dat je achteraf oplost.

Een rustige werkplek met één scherm, zoals samenwerken met een AI-systeem hoort aan te voelen

Wat we kunnen automatiseren in een boekhoudkantoor

Vier voorbeelden uit dit vak. Telkens één stuk werk, afgebakend, met iemand van u die het laatste woord houdt.

Een sober bureau met een stoel en een plant in een licht modern kantoor

Btw voor de 25e

Maandaangevers zitten op de 20e, kwartaalaangevers op de 25e, en sinds 1 januari 2026 komt de Belgische B2B-aankoopzijde grotendeels via Peppol binnen. Wat overblijft is precies wat dat niet doet: de klant die zijn privé betaalde kosten niet aanlevert, de leverancier die zijn Peppol-adres nog altijd niet in orde heeft, de tankfactuur op naam die nooit is doorgestuurd. Wij zetten dat per dossier op een rij en leggen de herinneringsmail klaar in de bewoording die uw kantoor altijd gebruikt.

Eén vast antwoord per terugkerende vraag, klaar om in te voegen in Outlook

Fiches en attesten

In september en oktober hangt de helft van uw aangiftes vast op één ontbrekend stuk: een fiche 281.10, een 281.20 voor de bedrijfsleider, het attest pensioensparen, het attest kinderopvang, de bankattesten of het attest van de kredietinstelling voor de hypothecaire lening. Wij houden per dossier bij wat binnen is en wat niet, en wie er vandaag gebeld moet worden voordat de indieningstermijn in het mandatarissenscherm verstrijkt.

Eén blad per dossier, met alles wat uw collega per mail beloofd heeft

Dossier overnemen

Eén blad per klant: hoe het dossier ervoor staat, wat er gevraagd is en wanneer, wat er per mail beloofd is, en wat er deze week moet gebeuren. Gemaakt voor de collega die het maandag moet oppakken omdat uw beheerder verlof heeft, en opgebouwd uit wat al in het dossier zit in plaats van uit een overdrachtsformulier dat niemand op vrijdagnamiddag invult.

Twee bureaus tegenover elkaar in een modern kantoor, één ervan leeg

Voor hij met pensioen gaat

Uw meest ervaren beheerder weet waarom er in 2021 een rechtzetting gebeurd is en wat er toen met de controleur afgesproken werd. Dat zit in oude mails, in losse nota's en in zijn hoofd. Wij zetten het in iets dat het kantoor echt kan doorzoeken, met het document bij elk antwoord, in het jaar voor hij vertrekt in plaats van de week erna.

Herkent u dit?

Herkent u er twee of meer, dan is er vrijwel zeker iets te winnen.

In maart en oktober raakt niemand op kantoor aan advieswerk
Uw beste beheerder is de enige die weet hoe dat ene dossier echt in elkaar zit
U typt cijfers over uit een pdf die u zelf een maand eerder verstuurd hebt
Dezelfde herinneringsmail wordt voor dertig klanten opnieuw geschreven

Wat wij hierover niet gaan beweren

Wij gaan niet doen alsof er in uw kantoor nog niets geautomatiseerd is. CodaBox levert uw rekeninguittreksels en loonboekingen al binnen, Clearfacts, Billtobox, Basecone en Dext halen de aankoopfacturen al op, Peppol brengt sinds 1 januari 2026 een groeiend deel gestructureerd binnen, en Exact Online, Yuki, Octopus, Adsolut, WinBooks, Silverfin en Twinfield doen elk hun stuk. Wij komen daar niet voor in de plaats.

Wij gaan niet zeggen dat niemand anders in dit vak met AI bezig is. Clearfacts zet zelf boekingsvoorstellen klaar, Silverfin en Wolters Kluwer bouwen het in hun rapportering en aangiftes, en Microsoft 365 Copilot zit intussen in de mailbox van half Vlaanderen. Zit uw antwoord daar al in, dan zeggen wij dat en stoppen we.

En wij gaan geen percentage of terugverdientijd noemen. Wij hebben geen nulmeting bij u, dus elk cijfer dat wij vooraf zouden geven is verzonnen. Wat wij wel doen is één stuk werk twee weken laten meelopen naast uw eigen manier, zodat u zelf ziet wat er overblijft.

Maak u geen zorgen meer over AI

We wegen af wat AI echt kan doen voor een bedrijf zoals het uwe, filteren de ruis eruit, en houden u op de hoogte van wat echt telt. U blijft mee, zonder de hype.

Vragen, beantwoord

De dingen die mensen meestal willen weten voor ze contact opnemen.

Nee. Uw dossiers blijven in Exact Online, Yuki, Octopus, Adsolut, WinBooks of Silverfin staan, met de mandaten en de historiek erin. Wij lezen wat binnenkomt en leveren het resultaat daar af of leggen het klaar ter goedkeuring. Een kantoor dat in september van pakket wisselt, met de aangiftes personenbelasting op de teller, doet zichzelf iets aan wat geen enkele automatisering goedmaakt.

Ze verschuift de pijn, ze haalt hem niet weg. Sinds 1 januari 2026 loopt de facturatie tussen Belgische btw-plichtigen gestructureerd via Peppol, dus komt een groeiend deel van de aankoopzijde al netjes binnen. Wat overblijft is wat nooit gestructureerd binnenkomt: de klant die zijn privé betaalde kosten niet aanlevert, de leverancier wiens Peppol-adres nog altijd niet in orde is, de bankattesten, en de mails van klanten die iets vragen wat ze vorige maand ook al vroegen.

Nog een vraag?

Ga naar het Helpcentrum

Stuur ons één drukke voormiddag

Neem de mails en stukken van één drukke voormiddag, geanonimiseerd, zoals ze binnenkwamen. Wij zetten er de dossiers van klaar zoals wij het zouden bouwen, en u legt dat naast wat uw eigen mensen die ochtend gedaan hebben.

Boek een strategiegesprek Neem contact op